Правила хорошей связи

Подсчитано, что в среднем на деловые телефонные переговоры тратится от 4 до 25 процентов рабочего времени. Основной «удар», конечно, приходится на секретарей, офис-менеджеров, референтов. Психологически эта работы очень тяжела, и надо обладать железной выдержкой, умением работать в стрессовых условиях, способностью слушать, находить общий язык с другими и дипломатично избегать конфликтов. Впрочем, все эти качества необходимы каждому из нас, кто часто решает деловые вопросы по телефону.
Отличительная особенность такого общения в том, что собеседники не видят друг друга, и впечатление создается лишь от интонации, скорости речи, длительности паузы, молчания и даже дыхания. Все это нужно учитывать, когда вы ведете беседу по телефону.
Впрочем, у данного вида общении есть и свои положительные моменты например, нет необходимости отвлекаться на свой внешний вид, можно не заучивать труднозапоминаемую информацию наизусть, а просто прочитать ее по заготовленным записям.

Если звоните вы…

Любой разговор стоит начать с подготовки. Заранее определите цель звонка, продумайте возможные пути развития переговоров. Задумчивое выражение лица тут не поможет ¬- на другом конце провода его не будет видно. Собеседник просто сочтет вас тугодумом.

Несколько важных моментов:

• Напишите на листочке имя сотрудника, с которым вы собираетесь общаться. Хорошо, если у вас под рукой будет перечень вопросов и необходимые документы. Не забудьте заготовить первую фразу, она поможет справиться с волнением в начале разговора.
• Начните с приветствия. Психологи утверждают, что вместо привычного «здравствуйте» следует говорить «добрый день», поскольку в этом словосочетании больше гласных звуков. Причем неважно, что за окном может быть утро или вечер: если вы звоните по делу, у вас – рабочий день.
• Следите за голосом. Поскольку люди не видят друг друга, вся эмоциональная назгрузка ложится на голос. Перед началом разговора успокойтесь. Следует помнить, что быстрая речь утомляет, медленная – раздражает. Тем разговора должен быть комфортным для обеих сторон.
• Улыбайтесь. Да, собеседний не видит вашу улыбку, но – уж поверьте – он ее слышит! У вас меняется интонация. Улыбка по телефону действует иногда эффективней, чем в жизни.
• Говорите по существу. Продолжительность деловой беседы составляет 3-4 минуты. После 5 минут разговора внимание собеседника рассеивается.
• Говорите убежденно и кратко. Как правило, самый мощный «двигатель» переговоров для мужчин – рациональное объяснение, для женщин – эмоциональная мотивация. Не стесняйтесь уточнять, правильно ли вас поняли, - особенно в общении с подростками, пожилыми людьми и иностранцами, которые волнуясь, часто упускают важные детали.

Если звонят Вам…

Трубку лучше всего снимать до 4-5 звонка, идеально – после второго. Если вам звонят не через коммутатор и не через секретаря, назовите свою организацию и собственное имя. Причем сделать это нужно четко и разборчиво.

• Улыбайтесь. Человек на том конце провода не виноват, что у вас день не задался с самого утра.
  
• Если вы заняты. Спросите человека, можно ли ему перезвонить. Не забудьте это сделать, когда освободитесь.
  
• Дайте возможность высказаться. Каким бы раздраженным ни был оппонент, помогите ему ощутить ваше сочувствие и понимание. Для этого вам нужно всего лишь периодически вставлять в разговор «да понима…», «конечно…». Иногда этого бывает вполне достаточно, чтобы конфликт был исчерпан.
• Громкость тоже важна. Не говорите слишком громко, возникнет впечатление, что вы волнуетесь или, что хуже, кричите на собеседника. В то же время не произносите слова слишком тихо, чтобы человеку не пришлось переспрашивать или прислушиваться
  
• Дарите положительные эмоции. Чаще употребляйте фразы, передающие ваш эмоциональный настрой: «Я очень рад…», «Удивительно», «Сомневаюсь». Не забывайте, лучшее, что может от вас услышать собеседник, - «Я тоже так думаю».
• «Подведем итоги…». Заканчивает разговор, как правило, звонившее лицо. Но если вы чувствуете, что разговор пошел по второму кругу, воспользуйтесь заранее заготовленными фразами: «Подведем итоги», «Можно считать, что все вопросы оговорены». В заключение скажите человеку что-нибудь приятное. Помните правило Штирлица: «Запоминается первая и последняя фразы».

Приятного общения!

Видеодомофоны

В современном мире, непредсказуемом и полном насилия, чувство безопасности в собственном доме особенно важно, и установка видеодомофонов становится все более популярной мерой для того, что оградить подъезд многоэтажки или территорию частного дома от нежелательных гостей. Видеодомофоны — более дорогое удовольствие, чем обычные, голосовые, но этот недостаток с лихвой окупается таким преимуществом, как полный контроль над ситуацией возле входной двери.